エントリーシート（ES）のメール提出方法を解説！コピペOKの例文を紹介

1.エントリーシート提出用のメールを書く方法

エントリーシートをメールで送る際は、Webの提出フォームとは異なり、ビジネスメールとしての体裁を整える必要がある。

基本的なマナーが守られていないと、内容を確認する前にマイナス印象を持つかもしれない。

ここでは、就活で送る必要のあるメールの基本2つを解説していく。

1-1.一般的なメールの書き方を覚えておく

就職活動で使うメールは、友人とのやり取りとは全く異なる。そのため、基本的な構成を覚えておくことが大切だ。

ビジネスで使うメールは、以下の「件名」「宛名」「本文（挨拶、本題、結び）」「署名」の4つの要素で成り立つ。

この型を守ることが、社会人としての第一歩になる。

1-2.メールの書式設定をテキスト形式にする

メールの書式設定には、「HTML形式」と「テキスト形式」の2種類がある。

エントリーシートを提出する際は、「テキスト形式」を選ぶ。

また、受け取る側の環境（メールソフト）によっては、装飾が崩れて表示されることがある。そのため、セキュリティ設定でHTMLメール自体がブロックされるかもしれない。

一方、テキスト形式は文字情報だけで構成されるため、どのような環境でも表示される。就活のメールは、確実に内容を伝えることが最優先だ。

使用しているメールソフト（GmailやOutlookなど）の設定を確認し、必ずテキスト形式で送信するようにしたい。

2.エントリーシートをメールで提出する際の手順

エントリーシートをメールで提出するには、ただファイルを添付して送ればよいわけではない。

個人情報保護の観点から、ファイルを安全に送るための手順を踏む必要がある。ここでは、4つのステップに分けて解説する。

2-1.【STEP1】PDFに変換＆パスワード付与

まず、作成したエントリーシートをPDF形式に変換しておく。

WordやExcelのまま送ると、受け取る側の環境の違い（OSやソフトのバージョン）によって、レイアウトが崩れて表示される危険性がある。

エントリーシートは、氏名、住所、電話番号、学歴といった個人情報の塊だ。パスワードをかけずに送信することは、セキュリティ意識が低いと判断されかねない。

Wordの機能やPDF編集ツールを使って、ファイルを開くためのパスワードを設定。ファイル名は「エントリーシート_〇〇大学_氏名.pdf」のように、採用担当者が見て分かりやすいものにしておきたい。

2-2.【STEP2】例文を使ってメールで送付

エントリーシートのPDF（パスワード設定済み）を添付し、1通目のメールを作成する。

このメールには、パスワードを記載しない。件名は「エントリーシートご送付の件／氏名（大学名）」とし、本文には「誰が」「何の目的で」送ったかを明記する。

そして、「ファイルにはパスワードを設定しております。パスワードは、後ほど別メールにてお送りいたします。」と、この後にパスワード通知のメールを送ることを必ず予告する。

最後に結びの挨拶と署名を入れ、誤字脱字がないか、添付ファイルが間違っていないかを最終確認してから送信しよう。

2-3.【STEP3】2通目でパスワードを送付

1通目のメールを送信したら、間を空けずに2通目のメール（パスワード通知用）を送信する。

万が一、1通目のメールの宛先を間違えた場合に、個人情報が詰まったファイルと、それを開く鍵（パスワード）が同時に渡ってしまうのを防ぐためのセキュリティ対策だ。

そして、設定したパスワードを明記しておく。他の内容は書かず、簡潔にパスワードのみを伝えることに徹する。

2-4.【STEP4】自動返信でなければ返信がマナー

エントリーシートをメールで提出した後、企業から「受領いたしました」という返信が来ることがある。

この返信が、システムによる自動返信メール（「このメールは自動送信です」などの記載があるもの）であれば、君からさらに返信する必要はない。

その際は、件名を変更せず「Re:」も消さずに、「ご多忙のところ、受領のご連絡をいただき恐れ入ります。」と、連絡をもらったことへの感謝を簡潔に伝える。

長文は不要だ。あくまで「メールを確認した」という報告として送ろう。

3.コピペOK！！エントリーシートのメール提出用の例文

エントリーシートをメールで提出する際、どのような文面で送ればよいか悩むかもしれない。

ここでは、基本的なマナーを押さえたメール例文を3つの場面に分けて紹介していく。

3-1.エントリーシートを送る際に使えるメール例文

この例文のポイントは、セキュリティへの配慮を示している点にある。

個人情報を含むエントリーシートはPDF化し、パスワードを設定しておく。その上で、ファイルを添付する1通目のこのメールと、パスワードを通知する2通目のメールを明確に分ける。

本文では、挨拶と名乗りの後、提出の機会への感謝を述べ、添付ファイルがエントリーシートであることと、パスワードを別送することを簡潔に伝える。

最後に署名を入れ、連絡先を明確に示そう。

3-2.パスワードを送る際に使えるメール例文

2通目となるこのメールは、パスワードの通知に特化している。

ポイントは、件名に「【パスワード】」と明記し、1通目と同じ件名と氏名を続けることだ。

その後は、余計な挨拶や情報を挟まず、パスワード（例文では「XXXXXXXX」）を簡潔に記載しておく。

用件のみを正確に伝えることで、相手がファイルを開くまでの作業をスムーズにしてくれる。

3-3.送信内容を間違えた際に使えるメール例文

こちらの例文は、ミスが発覚した際に使う。ポイントは、隠さずに迅速かつ誠実に対応する姿勢を見せることだ。

その上で、このメールで正しいものを再送する旨と、「さきほどのメールは破棄していただき」という具体的な依頼を記載する。

最後に、手間をかけたことを改めて謝罪し、再発防止の意を示すことで、誠意を伝える。

4.エントリーシートをPDFに変換する方法

エントリーシートをメールで送る際は、PDF形式が基本だ。

PDFはレイアウト崩れを防ぎ、意図しない編集を防止できる。WordやExcelで作成した場合や、手書きの書類をスキャンした場合など、元の形式に応じた変換方法を知っておく必要がある。

ここでは、エントリーシートをPDFに変換する3つの方法を解説する。

4-1.データからPDFに変換する場合

エントリーシートをWordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft Officeソフト以外で作成した場合でも、PDFに変換する方法はある。

多くのアプリケーションには、「エクスポート」機能や「印刷」機能が備わっている。

ファイルメニューから「エクスポート」を選び、保存形式として「PDF」を選択するのが一つの方法だ。

これにより、表示されている内容をそのままPDFファイルとして出力できる。この方法は、Webページの内容をPDF化したい場合などにも使える。

元のファイル形式に関わらず、最終的にPDFとして保存する手段は用意されていることが多い。

4-2.WordからPDFに変換する場合

エントリーシートをWordで作成した場合、PDFへの変換は簡単だ。

Wordのソフト内から直接変換できる。まず、作成したWordファイルを開き、メニューバーの「ファイル」をクリックする。

どちらの方法でも、レイアウトを保ったままPDFファイルが作成される。

変換後に一度ファイルを開き、文字化けやレイアウト崩れが起きていないかを必ず確認しよう。このひと手間で、提出時のミスを防げる。

4-3.紙からPDFに変換する場合

企業から指定された用紙に手書きで記入したエントリーシートを、メールで提出するよう求められるケースもある。

この場合は、紙の書類をスキャンしてPDFデータにする必要がある。

自宅で行う場合は、家庭用のプリンター複合機に搭載されているスキャナー機能を使う。

もしスキャナーがない場合は、スマホのスキャンアプリ（Adobe ScanやMicrosoft Lensなど）を使うこともできる。

ただし、影や歪みが入らないよう、明るい場所で真上から撮影し、PDFとして保存しよう。

5.エントリーシートにパスワードを設定する方法

エントリーシートのPDFファイルには、必ずパスワードを設定しよう。

これは個人情報を守るためのビジネスマナーだ。パスワード設定は、特別なソフトがなくても、標準的なツールや無料のWebサービスで行える。

ここでは、エントリーシートにパスワードを設定できる、代表的な3つの方法を紹介する。

5-1.Wordのパスワード設定機能を使う

エントリーシートをWordで作成した場合、PDFに変換する前にパスワードを設定できる。

Wordファイルを開き、「ファイル」タブから「情報」を選択する。次に「文書の保護」をクリックし、「パスワードを使用して暗号化」を選ぶ。

「名前を付けて保存」でPDFを選ぶ際、ダイアログボックスの「オプション」をクリック。

「PDFオプション」の中に「ドキュメントをパスワードで暗号化する」というチェックボックスがある。ここにチェックを入れると、PDFファイルを開くためのパスワードを設定できる。

5-2.Adobeの無料ツールを使う

すでにPDFファイルを作成してしまった後でも、パスワードを追加することは可能だ。

PDFの開発元であるAdobe（アドビ）が提供している無料のオンラインツールを使うと簡単だろう。

サイトにアクセスし、「ファイルを選択」ボタンからパスワードをかけたいPDFファイルをアップロードしていく。

次に、設定したいパスワードを入力し、確認のためもう一度同じパスワードを入力する。

最後に「パスワードを設定」ボタンをクリックすれば、暗号化されたPDFファイルが生成され、ダウンロードできる。

5-3.Macのプレビュー機能でパスワード設定

Macを使っている場合、OSに標準搭載されている「プレビュー」アプリで簡単にPDFにパスワードを設定できる。

すると、パスワードと確認用パスワードの入力欄が現れるので、設定したいパスワードを2回入力していく。

最後に「保存」をクリックすれば、パスワードで保護されたPDFファイルが作成される。特別なソフトをインストールする必要がなく、Macユーザーであれば誰でもすぐに使える。

6.エントリーシートをメールで提出する際の注意点9選

エントリーシートをメールで提出する際は、内容以外にも気を配るべきポイントがある。

ささいなミスが、君の評価を下げる原因になるかもしれないからだ。送信前に必ず確認すべき9つの注意点を解説していく。

6-1.分かりやすいメールの件名を付ける

採用担当者は、毎日非常に多くのメールを受け取る。その中で、君のメールを確実に見てもらうために、件名は「一目で内容と差出人が分かる」ものにする必要がある。

件名が「お世話になっております」や無題（空欄）の場合、迷惑メールと間違えられたり、他のメールに埋もれて開封が後回しにされたりする危険性がある。

重要な応募書類であるということを意識し、ビジネスマナーに沿った件名をつけたい。

6-2.PDFのファイル名も分かりやすくする

メールに添付するエントリーシートのPDFファイル名も、分かりやすく設定しておきたい。採用担当者は、受け取ったファイルをダウンロードして保存・管理する。

日付を入れる場合は、「20251112_ES_氏名.pdf」のように西暦から記載すると並べ替えやすい。こうした細やかな配慮が、君の仕事に対する姿勢の評価にもつながる。

6-3.宛名には社名・部署名・氏名を書く

メール本文の冒頭に書く宛名は、企業の「顔」にあたる部分であり、間違いが許されない。

担当者の氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」としても問題ない。

社名や部署名、氏名を間違えることは、相手に対して失礼にあたる。送信前に、企業の採用ページやメールの署名を再度確認し、一字一句間違っていないかチェックする。

特に、似た社名や、担当者の漢字（「斉藤」と「斎藤」など）には注意したい。

6-4.本文は簡潔かつ分かりやすく書く

エントリーシート提出メールの本文は、用件を正確に伝えることが目的だ。

そのため、本文は簡潔かつ分かりやすく書くことを心がける。

ダラダラと長い文章や、熱意を伝えるような文章は不要だ。

採用担当者が短時間で内容を把握できるよう、用件を絞って記載しよう。

6-5.メールの最後に署名を必ず載せる

メールの最後には、必ず「署名」を入れる。署名は、メールにおける名刺のようなものだ。

誰からのメールなのかを明確にし、採用担当者が君に連絡を取りたいと思ったときに、すぐに連絡先を確認できるようにするために必要になる。署名に記載すべきものは、以下が挙げられる。

これらの情報を、罫線（「—」など）で本文と区切って記載する。GmailやOutlookなどのメールソフトには、署名を自動で挿入する機能がある。

就職活動を始める前に設定しておくと、毎回入力する手間が省け、記載漏れも防げるだろう。

6-6.メールは営業時間内に送る

エントリーシートを提出するメールは、原則として企業の営業時間内（平日の午前9時～午後5時頃）に送るのが望ましい。

夜中や早朝、休日にメールを送ると、「生活リズムが不規則だ」「時間管理ができない」といったマイナスの印象を持たれる可能性がある。

メールを作成したのが夜中だった場合は、すぐに送信せず、メールソフトの「送信予約」機能を使うか、下書きに保存しておき、翌日の午前中に送信するようにしたい。

ただし、提出締切日の場合は、時間外であっても締切時刻までに送ることを最優先する。

6-7.誤字脱字がないか送信前に見直す

送信ボタンを押す前に、メール全体を読み返し、誤字脱字がないか最終チェックを徹底する。

誤字脱字が多いメールは、「注意力が散漫だ」「雑な仕事をする人だ」という印象を与え、君の評価を大きく下げてしまう。

エントリーシート本体の内容を完璧に仕上げても、それを送るメールが誤字だらけでは台無しになる。

自分では気づきにくいこともあるため、一度声に出して読んでみると、違和感を発見しやすい。メールも応募書類の一部だという意識を持ち、細心の注意を払おう。

6-8.不適切な文字列のメールアドレスを使わない

就職活動で使うメールアドレスは、大学から発行されたもの（ac.jpドメインなど）か、Gmailなどのフリーメールで、氏名を使ったシンプルなアドレス（例：taro.yamada@gmail.com）を使うのが望ましい。

このようなアドレスは、公的な応募書類を送るにはふさわしくなく、採用担当者に「常識がない」と判断される危険性がある。

もし、今使っているアドレスがこれにあたる場合は、すぐに就職活動専用のメールアドレスを新しく取得し、そちらを使うように切り替えるべきだ。

6-9.送信先のメールアドレスを間違えない

メール送信で最も注意すべきは、宛先のメールアドレスを間違えない点にある。

宛先を間違えると、エントリーシートに含まれる個人情報が、無関係の人や他社に渡ってしまう。重大な情報漏洩にあたり、君の評価も大きく下がる。

手で入力せず、指定されたアドレスをコピー＆ペーストで入力するのが確実な方法になる。

メールは一度送ると取り消せないため、最後の確認は慎重に行おう。

7.エントリーシートのメール提出に関するよくある質問

エントリーシートをメールで提出する際には、「締切時間は何時までか」「返信がない場合はどうするか」など、細かい疑問が出てくる。

ここでは、就活生からよく寄せられるメール提出に関する質問に回答していく。

7-1.締め切り当日の23時59分までに送れば問題ないですか？

提出締切が「〇月〇日」としか書かれていない場合、その日の23時59分までに送信すれば、期限内として扱われることがほとんどだ。

しかし、締切当日のギリギリに送るのは推奨しない。

また、採用担当者が翌朝メールをチェックした際、深夜の送信時刻を見て良い印象を持たない可能性もゼロではない。

理想は、締切日の前日まで、遅くとも締切当日の早い時間（午前中など）には送信を完了させておくことだ。余裕を持った行動を心がけたい。

7-2.うまく送信できない時はどうしたらいいですか？

メールがうまく送信できない場合、まずは原因を冷静に特定しよう。

一番多い原因は、添付ファイルのサイズが大きすぎることだ。一般的なビジネスメールで送受信できる容量は、数MB（メガバイト）程度が上限の場合がある。

それでも送れない場合は、ネットワーク環境（Wi-Fiなど）が不安定な可能性もある。場所を変えて試してみよう。また、送信先のメールアドレスが間違っていないかも再確認する。

どうしても解決しない場合は、企業の採用担当者に電話で連絡し、状況を説明して別の提出方法（郵送や別のメールアドレスなど）がないか相談したい。

7-3.メール提出の締め切りを過ぎても送っても大丈夫ですか？

原則として、提出締め切りを過ぎてしまった場合、そのエントリーシートが受け付けられる可能性は低い。

締切厳守は社会人としての基本であり、期限を過ぎた時点で「時間管理ができない」と判断される。企業側も、締切と同時に次の選考準備に進んでいる。

しかし、それで受け付けてもらえる保証は全くない。病気や事故といったやむを得ない事情があった場合は、その旨を証明できるようにした上で、すぐに電話で相談する。

自己管理ミスで遅れた場合は、潔く諦めて次の企業に切り替えよう。

7-4.メールで提出したのに返信がない場合はどうしたらいいですか？

エントリーシートをメールで提出した後、企業から「受領しました」という返信が来ないことも多い。

送信済みトレイを再度確認し、エラーメールが返ってきていなければ、基本的には届いていると考えてよい。

もし、締切から1週間以上経っても何も連絡がない、あるいは次の選考の案内時期を過ぎても連絡がない場合は、一度メールで「〇月〇日にお送りしたエントリーシートは届いておりますでしょうか」と、丁寧に問い合わせてみる。

7-5.日中時間がないので、夜に送っても大丈夫ですか？

前述のとおり、メールは企業の営業時間内（平日の日中）に送るのがマナーだ。

しかし、大学の授業やアルバイトなどで、どうしても日中に送る時間がない場合もある。その場合は、メールソフトの「送信予約」機能を使うことを強くすすめる。

もし送信予約機能が使えない、あるいは締切当日の夜になってしまった場合は、マナーよりも提出を優先する。

その際は、本文に「夜分遅くに失礼いたします。」と一言添える配慮をしてもよいが、締切を守ることの方が重要だ。

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