エントリーシート（ES）の提出方法を完全解説！失敗しない出し方を紹介

1.エントリーシートの主な提出方法は4つ

エントリーシートの提出方法は、企業からの指示によって決まる。

現在では企業の採用ページ（マイページ）からの提出が主流だが、メール添付や郵送、手渡しを指定されることも少なくない。どの方法であっても、守るべきマナーや手順がある。

1-1.メールに添付して提出する

企業からメールでの提出を指示された場合、作成したエントリーシートをファイルとして添付し、メール本文と共に送信する。

この方法は、Webフォームがない企業や、特定の担当者とすでに直接やり取りしている場合に見られる。

郵送のような物理的な手間はかからないが、PCスキルの基本と情報管理の意識が試される。送信時間帯などにも気を配る必要があり、細やかな対応が求められるだろう。

1-2.紙のまま郵送で提出する

紙のエントリーシートを郵送で提出する方法は、古くからある形式だ。

企業指定の用紙に手書きで記入した場合や、Webでの受付を行っていない企業で使われる。郵送の場合は、準備すべきものが多い。

また、「〇日必着」なのか「〇日当日消印有効」なのかによって、投函すべきタイミングが変わる。そのため、期限の確認は特に注意深く行いたい。

1-3.面接を行う際に直接提出する

選考の過程で、面接官や受付の担当者にエントリーシートを直接手渡しするよう指示されることもある。

これは、1次面接や説明会の場で、応募者の本人確認や書類の回収を同時に行うためだ。

手渡しの場合、書類を裸のまま持ち歩くのはマナー違反となる。郵送時と同じように、エントリーシートはクリアファイルに挟み、封筒に入れた状態で持参する。

すぐに取り出せるようカバンの中に準備しておき、封筒から出してクリアファイルごと両手で渡すのが丁寧な対応になる。

慌てないよう、事前にカバンのどの場所に入れておくか決めておくとよい。

1-4.企業の採用ページで提出する

現在、最も多くの企業で採用されているのが、企業の採用ページ（マイページ）上にある専用フォームから提出する方法だ。

企業側が応募者情報をデータで一元管理しやすいため、主流となっている。この方法では、まずマイページにログインし、指定されたフォームに氏名や連絡先などの情報を入力していく。

ファイルで提出する場合、企業から「PDF形式」「Word形式」などファイル形式が指定されていることも多い。

必ずその指示に従う。締切時間になるとフォーム自体が閉鎖されるため、時間厳守が求められる。

入力中に回線が途切れる危険性もあるため、内容は別途テキストエディタなどで下書きしておこう。

2.エントリーシートをメールで提出する方法

メールでの提出は、手軽に見える反面、ビジネスマナーが直接問われる場面だ。

採用担当者は、メールの文面やファイルの扱い方で、君の丁寧さや誠実さを見ている。

ここでは、メール提出で失敗しないための3つの手順を解説していく。

2-1.PDFに変換してパスワード設定

エントリーシートをメールで送る際、WordやExcelのファイルのまま送るのは避ける。

受け取る側のPC環境（OSやソフトのバージョン）によって、君が作成したレイアウトが崩れて表示される危険性があるからだ。

必ずPDF形式に変換し、どの環境でも同じように閲覧できるようにする。さらに重要なのがパスワードの設定だ。

WordやPDF編集ソフトの機能を使って、ファイルを開くためのパスワードを設定する。これは応募書類を送る際の必須のマナーだと覚えておきたい。

ファイル名も「ES_大学名_氏名.pdf」のように、相手が管理しやすいものに設定しよう。

2-2.メール本文は型に沿って作成

メール本文は、用件を伝えるためのビジネス文書だ。基本の型に沿って簡潔に作成する。

必要な要素は「件名」「宛名」「本文（挨拶・本題・結び）」「署名」の4つである。

本文では、挨拶と名乗りの後、「ご指示いただいたエントリーシートを添付します」と本題を伝える。最後に「ご確認のほどお願い申し上げます」と結びの言葉を添える。

そして、末尾には必ず自分の大学名、氏名、連絡先（電話・メール）を記載した署名を付け加えたい。送信する時間帯も、企業の営業時間内にする配慮を見せよう。

2-3.パスワードは2通目で送る

エントリーシートのPDFファイルに設定したパスワードは、ファイルを添付した1通目のメールとは別のメールで送る。

これは、万が一1通目のメールの宛先を間違えた場合に、個人情報が詰まったファイルと、それを開く鍵（パスワード）が同時に第三者に渡ってしまうのを防ぐためのセキュリティ対策だ。

本文では「さきほどお送りしたファイルのパスワードです」と簡潔に伝え、パスワードのみを記載する。

1通目と2通目のメールが、採用担当者の受信ボックスから離れてしまうことも想定し、どちらのメールにも必ず署名を入れておく。

3.エントリーシートを郵送で提出する方法

郵送での提出は、Web提出に比べて物理的な準備物が多く、時間もかかる。アナログな方法だからこそ、丁寧さや計画性が求められる。

書類の準備から投函のタイミングまで、郵送で提出する際の4つのポイントを解説していく。

3-1.郵送に必要なものを準備す

エントリーシートを郵送する際は、書類本体以外にも準備すべきものがある。

次に、送付状（添え状）だ。誰が何を何枚送ったかを示すための書類で、これもA4サイズで作成していく。

そして、エントリーシートや送付状といった書類全てをまとめるための「クリアファイル」も用意する。これにより、郵送中に雨で濡れたり、折れ曲がったりするのを防げる。

最後に、封筒に貼る「切手」も必要だ。重さによって料金が変わるため、郵便局の窓口で確認するのが確実な方法といえる。

3-2.氏名や添付書類を記載した送付状を用意

郵送で応募書類を送る際は、「送付状（添え状）」を同封するのがビジネスマナーだ。

送付状とは、誰が、何を、何枚送ったのかを一覧で示すための表紙のような書類である。基本的には、A4用紙1枚で作成する。記載する項目は以下のとおりだ。

採用担当者は、まずこの送付状を見て、必要な書類が全て揃っているかを確認する。これが無いと、丁寧さに欠ける印象を与えかねない。

3-3.普通郵便が基本だが締切も考慮

エントリーシートを郵送する際の配送方法は、基本的に「普通郵便」で問題ない。

企業側も、普通郵便で届くことを想定している。書留や簡易書留は、受取時に受領印が必要となる。かえって企業側の手間を増やしてしまう可能性があるため、避けた方がよい。

もし締切まで余裕がない場合は、「速達」を利用する。速達料金が追加でかかるが、配達日数が短縮され、土日も配達される。

締切から逆算し、余裕を持って普通郵便で出すのが一番だが、状況に応じて速達も判断しよう。料金不足は論外であり、必ず郵便局窓口で確認したい。

3-4.いつまでに投函すべきか要確認

郵送で最も注意すべきなのは、提出期限の定義だ。

企業が指定する期限には、「〇月〇日 必着」と「〇月〇日 当日消印有効」の2種類がある。この違いを正確に理解しておこう。

ただし、ポストに投函する場合、集荷時間を過ぎると翌日の消印になってしまう。

どちらの場合も、郵便局の窓口で手続きするのが最も確実だ。期限を1日でも過ぎれば、受け付けてもらえないと考える。

4.エントリーシートを手渡しで提出する方法

面接や説明会の場で、エントリーシートを直接手渡しするよう指示されることもある。

この方法は、採用担当者と対面した状態で行われるため、書類そのものだけでなく、君の立ち振る舞いやマナーも見られる。

そのため、エントリーシートを手渡しで提出際は、以下の点に注意したい。

4-1.忘れないように外出前にバッグを確認

面接時に手渡しする場合、最も基本的なことだが、エントリーシート本体を自宅に忘れるのは絶対に避けたい。

面接会場で「忘れました」では、その時点で志望度が低い、あるいは準備不足だと判断されても仕方がない。

また、カバンの中で他の荷物と擦れて汚れたり、折れ曲がったりしないよう、クリアファイルや封筒に入れた状態で、カバンの専用の仕切りなどに入れておく。

当たり前のことを当たり前に準備しておくことが、評価の土台となる。前日の夜にもう一度確認すると、より安心できるだろう。

4-2.封筒に入れてクリアファイルに挟む

エントリーシートを手渡しする場合でも、書類を裸で持っていくのはマナー違反だ。

ただし、封筒の裏面左下には、自分の大学名と氏名を記入しておく。誰の書類か分かるようにするためだ。

封筒の封（のり付け）はせず、採用担当者がすぐに中身を取り出せるようにしておく。色は郵送時と同じく、白い封筒（角形A4号または角形2号）が望ましい。

4-3.採用担当者や受付に求められたら提出

エントリーシートを渡すタイミングは、君自身が判断するのではなく、企業側の指示に従う。

面接会場に到着し、受付で「エントリーシートをお持ちでしたら、こちらでお預かりします」と言われた場合は、その場で提出する。

渡す際は、カバンから封筒ごと取り出し、封筒からクリアファイルを出して、相手が読みやすい向き（相手から見て正面）にして両手で差し出す。

「こちらがエントリーシートです。よろしくお願いいたします」と一言添えると丁寧な印象になる。

5.エントリーシートを採用ページで提出する方法

現在最も一般的な提出方法が、企業の採用ページ（マイページ）を使ったWeb提出だ。

企業側が応募者情報を一元管理できるため、多くの企業がこの形式を採用している。Web提出ならではの注意点や手順を3つのポイントで解説していく。

5-1.Web上のフォームに記入＆提出

採用ページでの提出は、ファイルをアップロードするだけでなく、Web上のフォームに直接テキストを入力する形式も多い。

この時、Webの画面上で直接文章を考えると、誤ってブラウザを閉じてしまったり、通信エラーで入力内容が消えたりする危険性がある。

あらかじめWordやメモ帳などの別のツールで文章を作成・保存しておき、それをコピー＆ペーストでフォームに貼り付けるのが安全だ。

また、提出ボタンを押す前に、全ての項目が正しく入力されているか、誤字脱字がないかを必ず見直す。

5-2.指定されたファイル形式を確認

企業の採用ページからエントリーシートを提出する際、ファイルでアップロードする形式がよく見られる。

この時、企業側がどのファイル形式を指定しているかを必ず確認しておく。

これは、企業側が受け取ったデータを加工したり、システムに取り込んだりする際の都合によるものだ。

指定と異なる形式で提出すると、ファイルが開けなかったり、正しく読み込めなかったりして、その時点で選考対象外となる危険性がある。

募集要項の注意書きをよく読み、指定された形式でファイルを用意する。ファイルサイズの上限にも注意しておきたい。

5-3.ファイル名は分かりやすく設定

アップロードするエントリーシートのファイル名も、採用担当者への配慮が問われる。

担当者は何百人、何千人もの学生からファイルを受け取る。

ファイル名は、「エントリーシート〇〇大学氏名.pdf」や「ES_山田太郎.docx」のように、一目で「何の書類」で「誰のもの」かが分かるように設定する。

こうした細やかな配慮が、君の仕事に対する姿勢の評価にも間接的につながる。受け取った相手が管理しやすいように名前を付ける意識を持ちたい。

6.【共通】エントリーシートを提出する際の注意点

これまでエントリーシートの提出方法別の手順を見てきたが、どの方法を選ぶにしても共通して守るべき注意点がある。

エントリーシートの提出は選考の入り口であり、ここでのミスがその後の評価に響く。

最後に、全ての就活生が覚えておくべき5つの共通注意点を解説する。

6-1.エントリーシートはコピーを残す

エントリーシートを提出したら、必ずそのコピー（控え）を手元に残しておく。

郵送や手渡しの場合は提出前にコピーを取り、メールやWeb提出の場合は送信したファイルそのものを保存する。

エントリーシートに書いた内容は、その後の面接で質問される際の土台になるからだ。

特に、複数の企業にエントリーシートを出すと、どの企業に何を書いたか分からなくなる。

面接前には必ず提出したエントリーシートの控えを見返し、書いた内容を再確認できるように準備しておく。フォルダ分けして管理すると、後で見返しやすい。

6-2.ギリギリの提出はできる限り避ける

どの提出方法であっても、締切ギリギリの提出は危険性が高い。

Web提出の場合、締切直前はアクセスが集中し、サーバーがダウンして提出ボタンが押せなくなることがある。

メール提出も、送信エラーや受信側のサーバー遅延で、締切時刻までに届かないかもしれない。

ギリギリの提出では、こうした不測の事態に対応できなくなる。また、焦りから誤字脱字や提出先の間違いといったミスも起こしやすい。

締切には余裕を持ち、遅くとも締切日の前日までには提出を完了させる計画性が求められる。

6-3.企業ごとの提出方法を間違えない

就職活動が本格化すると、多くの企業に同時にエントリーすることになる。

その際、企業ごとにエントリーシートの提出方法が異なるため、管理が重要だ。

A社はマイページからのWeb提出、B社はメール添付、C社は郵送指定、といった具合にバラバラなことも珍しくない。

スプレッドシートやカレンダーアプリなどを使い、企業名、提出期限、そして提出方法（Web、メール、郵送、手渡し）を一覧にして管理する。

提出方法の間違いは、指示を読んでいないと判断され、評価に響く。ダブルチェックを徹底したい。

6-4.企業ごとの提出期限を把握しておく

提出方法と並んで重要なのが、提出期限の管理だ。

当然だが、期限を過ぎたエントリーシートは、原則として受け付けてもらえない。特に注意が必要なのは、郵送の場合の「必着」と「当日消印有効」の違いだ。

複数の企業の締切が近い時期に重なると、準備が追いつかなくなることもある。

志望度の高い企業から優先順位をつけ、各社の締切から逆算し、いつまでにエントリーシートを完成させるか計画を立てておこう。

6-5.汚れや折れのないよう保管する

特に郵送や手渡しで提出する場合、エントリーシート本体の「状態」も評価の一部となる。

書き損じや修正液の跡だらけの書類、コーヒーのシミがついた書類、カバンの中でくしゃくしゃに折れ曲がった書類を提出すれば、採用担当者は良い印象を持たない。

その結果、「仕事が雑そうだ」「志望度が低い」といったマイナスの印象を持ってしまう。

郵送時も、クリアファイルに入れた上で封筒に入れる。Web提出やメール提出の場合も、作成中のデータを誤って消去したり、上書きしたりしないよう、ファイルの管理を徹底しよう。

7.IT企業の選考対策ならユニゾンキャリア

IT業界の就職活動では、業界特有の選考対策も欠かせない。

文系出身者の場合、どのように準備すればよいか不安に感じることも多いだろう。

ユニゾンキャリアは、IT業界の就活を専門に支援している。キャリアアドバイザーが、面接の対応や業界研究の進め方など、内定獲得に必要な準備を把握している。

君の適性や希望に合わせた企業選びの相談も可能だ。そのため、一人で進めるよりも、効率良く準備を進められる。

7-1.ユニゾンキャリアの就活成功インタビュー①

7-2.ユニゾンキャリアの就活成功インタビュー②

ユニゾンキャリアは、IT業界の企業ごとに、仕事内容や働き方まで詳しく把握している。

そのため、入社後のミスマッチを避け、納得のいく就職活動をサポートできる。IT業界の就活に特化したプロのアドバイザーが君をサポートしていく。

以下のボタンから無料相談に申し込み、君の就活のサポートを任せてほしい。