内々定を辞退する際の電話＆メール完全ガイド！連絡はどっちがベスト？

1.内々定辞退は承諾後でもいつでも可能だが…

内々定を辞退することに対して、申し訳なさや不安を感じる就活生は多い。特に一度承諾してしまった後だと、さらに連絡しづらくなってしまうものだ。

結論から言えば、内々定は承諾後であってもいつでも辞退することが可能となっている。

だからといって、辞退の連絡を先延ばしにしたり、無断で無視したりするのは避けてほしい。

企業は君の入社を見込んで、受け入れの準備や次の採用計画を進めている。入社の直前になってからの辞退は、そうした計画を大きく狂わせ、多大な迷惑をかけてしまう。

辞退を決意した時点で、すぐに企業へ誠意を持って伝えるのが、これから社会人になるための最低限のマナーといえる。

就活は、誠実な態度で最後まで企業に対して礼儀を尽くすことで、自分自身の成長につながるのだ。

2.内々定を辞退するための3つの手順・マナー

内々定を辞退する際、どのような手順で企業に伝えればよいのか迷うこともあるだろう。ただ断ればいいというわけではなく、相手への配慮を持った対応が求められる。

ここでは、内々定を辞退するための3つの手順・マナーについて解説していく。具体的な手順は以下の通りだ。

2-1.できるだけ早く企業に連絡する

内々定を辞退する決意が固まったら、何よりも優先すべきはスピードだ。辞退の連絡は気が重く、ついつい後回しにしてしまう気持ちはよくわかる。

しかし、連絡が遅れれば遅れるほど、企業側にかかる負担は大きくなってしまう。

「申し訳ない」という気持ちがあるなら、一刻も早く連絡することが一番の誠意になる。また、早く伝えることは自分自身の精神的な負担を軽くすることにもつながるはずだ。

ズルズルと引き延ばして直前になってから断る方が、企業からの心証ははるかに悪くなる。

決断したその日のうちに、あるいは遅くとも翌営業日の営業時間内には、担当者に一報を入れるよう心がけてほしい。

2-2.最初は電話で、次にメールで伝える

辞退の連絡手段として、メールと電話のどっちを使うべきか悩むところだ。結論としては、基本的にはまず電話で直接伝えるのがマナーとなっている。

ただし、担当者が不在だったり、忙しくて電話に出られなかったりすることもある。その場合は時間を空けてかけ直し、どうしてもつながらない時にメールで辞退の旨を伝えておく。

また、電話で無事に辞退を伝えられた後でも、証拠を残す意味で「先ほどはお電話でお時間いただきありがとうございました」とメールを送ると、より丁寧な印象を残すことができる。

2-3.辞退理由・お詫び・感謝を伝える

辞退を伝える際に押さえておくべきポイントは、「理由」「お詫び」「感謝」の3つだ。まず理由については、正直に伝えるのが一番だが、他社の悪口や企業のネガティブな要素を挙げるのは避けてほしい。

「自分の適性を深く考えた結果、別の業界に進む決断をした」といった、前向きで納得感のある理由を準備しておくとスムーズに話が進む。

次に、期待に沿えず辞退することになってしまったお詫びの言葉を添えるのが基本だ。そして、これまで時間と労力を割いて選考してくれたことへの感謝をしっかりと伝える。

この3要素が欠けていると、自分本位な連絡になってしまい、担当者に不快感を与えてしまうかもしれない。

もし内々定を辞退する気持ちは固まっているが、もっといいSIerやIT企業に入りたいなら、IT業界専門の就活エージェント「ユニゾンキャリア」に求人紹介してもらってほしい。

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3.内々定辞退を伝える際の電話・メール例文

実際に辞退の連絡をするとなると、どのような言葉を使えばいいのか緊張してしまうものだ。状況に合わせて適切な表現を選ぶことで、スムーズに話を終えることができる。

ここでは、内々定辞退を伝える際の電話・メール例文について解説していく。それぞれのシチュエーションに応じた例文は以下の通りだ。

3-1.【承諾前】内々定辞退の電話で話す内容

内々定の通知を受けてから、まだ承諾の返事をしていない段階で使用する基本的な電話例文を紹介する。この時期であれば企業側の採用計画への影響も比較的少なく済む。

だからといって気を抜かず、これまで時間を割いてくれたことへの感謝を忘れずに、誠実な対応を心がけよう。具体的な例文は、以下の通りだ。

予想外の質問が来ることもあるかもしれないが、焦らず丁寧に理由を回答してほしい。誠意を持った対応が、お互いに気持ちの良い結果を生む。

相手の話を遮らず、落ち着いてゆっくりと伝えることがポイントだ。

3-2.【承諾前】内々定辞退のメール用テンプレ

担当者が不在で電話がつながらなかった場合や、企業側からあらかじめメールでの連絡を指定されている場合に使用できる基本的な例文だ。

採用担当者は毎日大量のメールを確認しているため、件名を見ただけで要件がひと目で伝わるように工夫しておくことが重要なポイントとなる。メールのテンプレは、以下の通りだ。

メールを送る際は、誤字脱字がないか送信前に必ず見直す癖をつけておきたい。また、送信する時間帯も深夜や早朝を避け、なるべく企業の営業時間内に送るのが基本マナーだ。

3-3.【保留中】内々定辞退の電話で話す内容

他社の選考結果待ちなどを理由に、返答を保留してもらっていた場合に使用する電話例文だ。

通常よりも企業側に迷惑をかけてしまうため、まずは保留を了承していただいたことへの感謝を伝えた上で、辞退の旨を述べるようにしたい。具体的な例文は、以下の通りだ。

保留期間をもらっていた分、より一層丁寧なお詫びの言葉を添えることが大切になってくる。

担当者も時間を割いて待ってくれていた事実を忘れずに、誠心誠意の対応を心がけてほしい。気まずさから連絡を怠るのだけは絶対に避けよう。

3-4.【保留中】内々定辞退のメール用テンプレ

保留期間中にかけてみたものの、担当者が不在で電話がつながらなかった場合に使用するメール例文だ。企業側も君からの返答を待って、今後の採用計画を調整してくれていた背景がある。

待ってもらったことに対する深い感謝と、丁寧なお詫びの言葉を必ず文面に盛り込むようにしよう。メールのテンプレは、以下の通りだ。

保留後の辞退は心苦しいものだが、連絡をしないまま放置する方がずっと失礼にあたる。

上記のテンプレを参考にしつつ、自分の言葉で感謝の気持ちを伝えることが、スムーズなやり取りを終えるための鍵となるはずだ。

4.内々定の辞退で怖いと感じたときの対処法

辞退の連絡を入れる際、「担当者に怒られるのではないか」と不安に感じる人も多いはずだ。基本的にはスムーズに受け入れられるが、イレギュラーなケースもゼロではない。

ここでは、内々定の辞退で怖いと感じたときの対処法について解説していく。

4-1.もし引き止められたり、怒られたら？

企業側も時間とコストをかけて君を採用しようとしているため、辞退の申し出に対して引き止めにあったり、時には厳しい言葉を投げかけられたりする可能性はある。

「どうしてもうちに来てほしい」と熱心に説得されることも珍しくない。

そのため、「大変ありがたいお言葉ですが、すでに他社への入社を決意しております」と毅然とした態度で答えよう。

万が一、声を荒らげられたり怒られたりした場合でも、感情的にならず、ひたすらお詫びの言葉を繰り返すのが賢明だ。冷静に対応すれば、相手もそれ以上強く出ることはできなくなる。

4-2.損害賠償を請求すると脅された場合は？

非常に稀なケースではあるが、内々定を辞退した際に「これまでにかかった採用コストや研修費用を損害賠償として請求する」と脅してくる悪質な企業が存在する。

こうした言葉を聞くとパニックになってしまうかもしれないが、絶対に慌てないでほしい。

もしこのような脅しを受けた場合は、「大学のキャリアセンターや労働基準監督署に相談させていただきます」と伝え、きっぱりと電話を切って問題ない。

一人で抱え込まず、周囲の大人や専門の窓口にすぐに相談することが大切だ。

4-3.大学や後輩に迷惑がかかるって本当？

自分が内々定を辞退することで、大学の推薦枠がなくなったり、来年以降の後輩の採用に悪影響が出たりするのではないかと心配する声もよく聞かれる。特に学校推薦を利用して応募していた場合、この不安はより大きくなるだろう。

一般応募での辞退であれば、個人の意思決定として処理されるため、大学や後輩に迷惑がかかることはほとんどない。

しかし、学校推薦や教授の推薦枠を利用している場合は話が別だ。学校推薦での辞退は大学と企業との信頼関係を損なう恐れがあり、最悪の場合は翌年から求人が取り消される可能性もある。

そのため、推薦枠で内々定をもらった場合は、決して自己判断だけで辞退を進めず、まずは必ず大学のキャリアセンターや担当教授に相談して指示を仰ぐようにしてほしい。

5.内々定辞退する学生が納得内定を目指すには

今の内々定先にどうしても納得できず辞退を選ぶのであれば、次こそは自分が心から納得できる企業から内定をもらう必要がある。

ただ同じように就活を繰り返すだけでは、また同じ悩みに直面してしまう。ここでは、納得内定を目指すための考え方について解説していく。

5-1.理想の働き方・給料がある他業界を見る

納得できない理由が給与水準や働き方などの条件面にあるなら、思い切って他業界に視野を広げてみてほしい。

業界が違うだけで、平均年収やリモートワークの導入率などは大きく変わってくる。最初から選択肢を狭めないことが重要になる。各業界の特徴と給与の傾向は以下の通りだ。

業界	働き方の特徴と給与の傾向
IT業界	リモートワークが普及しており働き方の自由度が高い。実力次第で高年収が狙える。
金融業界	給与水準が高く福利厚生も充実しているが、転勤などの可能性がある。
メーカー	安定した経営基盤があり、労働時間や休日などの就業規則がしっかり守られている。

最初から業界を絞りすぎてしまうと、本当に自分に合った環境を見逃してしまう。

特にIT業界は、柔軟な働き方ができるうえに将来性も高いため、ワークライフバランスを重視する学生には非常に魅力的な選択肢となるはずだ。

自分が社会人として何を一番大切にしたいのか、優先順位をもう一度整理してみよう。

5-2.適性が一番ある仕事内容・職種を探す

仕事内容に興味が持てないという理由で辞退を考えているなら、改めて自己分析を行い、自分の適性に合った職種を見つけ直す必要がある。得意なことや苦にならないことを仕事にするのが、長く働き続けるコツだからだ。職種ごとの向いている人の特徴は以下の通りだ。

職種	向いている人の特徴
エンジニア職（IT系）	論理的に物事を考えるのが得意で、モノづくりに集中して取り組める人。
営業職	人とコミュニケーションを取るのが好きで、目標達成に向けて行動できる人。
企画・マーケティング職	データ分析や市場調査から新しいアイデアを生み出すのが得意な人。

自分では文系だから営業しかないと思い込んでいても、実は論理的思考力があり、ITエンジニアに向いているというケースはよくある。

最初から職種を固定して決めつけず、いろいろな仕事の業務内容を調べてみよう。本当にやりがいを持って取り組める仕事が見えてくる。

適性に合った職種を選ぶことは、将来のキャリア形成においても大きなプラスとなる。

5-3.就職難易度が低い優良企業を見つける

誰もが知っているような有名企業ばかりを受けて、納得のいく結果が出ないという人は、企業選びの視点を少し変えてみよう。

世の中には、知名度は低くても業績が安定しており、労働環境も優れている「隠れ優良企業」がたくさん存在する。

就職難易度が高すぎる企業ばかりに挑戦すると、どうしても内定の確率が下がり、妥協した企業への入社を余儀なくされることがある。

そうならないためには、BtoB（企業間取引）をメインにしている企業や、特定の分野でトップシェアを誇るニッチトップ企業などを探してみてほしい。

こうした企業は、一般的な学生からの認知度が低いため倍率が落ち着いている。それでいて待遇が良いことが多い。業界研究を深掘りして、自分だけのお宝企業を見つけ出そう。

このように、君にぴったりのIT業界・IT職種・IT企業を知りたい場合は、IT業界専門の就活エージェント「ユニゾンキャリア」を使ってほしい。選考対策から優良企業の紹介までを完全無料で行っている。

6.スピード内定×納得内定ならプロに相談を！

内々定を辞退してゼロから就活をやり直すとなると、「卒業までに納得のいく内定がもらえるだろうか」と焦りを感じてしまうこともある。

限られた時間の中で、スピード感を持って優良企業を見つけるには、一人で抱え込まずに就活のプロである就活エージェントを頼るのが確実な方法だ。

就活エージェントは、ただ求人を紹介してくれるだけではない。

君の希望条件やこれまでの選考での反省点をヒアリングし、なぜ前回の内々定先では納得できなかったのかを一緒に言語化してくれる。

その上で、本当に君の適性に合った隠れ優良企業の非公開求人を提案してくれるのだ。

ユニゾンキャリアであれば、「1ヶ月でSIerからの内定獲得」「文系学生が1ヶ月でエンジニア内定」といった実績があるため、スピード内定を獲得しやすい。

企業の人事から「選考の評価基準」を直接聞いた上で、1社ずつ選考対策をサポートするため、選考の通過率が高く、結果的にスピード内定を実現している。

7.内々定の辞退に関するよくある質問に回答

内々定の辞退というデリケートな対応を進める中で、細かな疑問が湧いてくることもある。

不安を抱えたまま行動してトラブルになるのを防ぐためにも、事前に疑問を解消しておくことが大切だ。ここでは、内々定の辞退に関するよくある質問に回答していく。

7-1.内々定の辞退連絡はメールでもいい？

辞退の連絡をメールで済ませたいと考える就活生は多いが、まず電話で伝えるのが礼儀だ。

メールは相手がいつ確認するか分からず、重要な連絡が埋もれてしまうリスクもある。また、文章だけでは誠意が伝わりにくく、冷たい印象を与えてしまうこともあるからだ。

その際も、単に「辞退します」と書くだけでなく、これまでお世話になったことへの感謝と、期待に沿えなかったことへの丁寧なお詫びの言葉を必ず添えるようにしよう。

状況に合わせて、臨機応変に適切なコミュニケーションツールを選ぶことが求められる。

7-2.内々定の辞退はいつまでできる？

法的な観点から言えば、内々定の段階はもちろん、10月1日の内定式以降に労働契約が成立した後であっても、入社日の2週間前までであれば辞退することは可能だ。

民法上、期間の定めのない雇用契約はいつでも解約の申し入れができ、その2週間後に終了すると定められているからだ。

入社直前での辞退は、こうした準備をすべて無駄にする行為だ。社会人としてのモラルに欠けると言わざるを得ない。

辞退の意思が固まったら、それがどんな時期であっても、一日でも早く企業に伝えることが一番の誠意となる。

7-3.内々定の辞退で後悔はすることはない？

せっかくの内々定を辞退したことで、「本当にあの決断でよかったのだろうか」「今後、もっと条件の悪い企業しか見つからなかったらどうしよう」と悩んでしまう可能性もある。

その決断が後悔につながるかどうかは、辞退の理由がどれだけ明確かどうかにかかっている。

「なんとなく不安だから」といった曖昧な理由で辞退してしまうと、後から「やっぱりあの企業がよかったかもしれない」と心が揺らいでしまう。

大切なのは、自分自身の軸をしっかりと持ち、納得のいく決断を下すことだ。

もし迷いがあるなら、一人で決めずにエージェントなどに相談して客観的な意見を聞くこともおすすめする。

7-4.内定承諾後に辞退することはできるの？

内定や内々定を一度承諾してしまった後でも、「やっぱり別の企業に行きたい」と気持ちが変わることはある。

結論から言うと、内定承諾後であっても辞退すること自体は可能だ。法的な観点では、労働契約が結ばれた後でも入社日の2週間前までなら、いつでも契約を解除できると定められている。

しかし、企業側は君の入社に向けて備品の手配や研修の準備を進めている。そのため、承諾後の辞退はどうしても大きな負担をかけてしまう。

もし承諾後に辞退を決意した場合は、メールだけで済ませるのではなく、必ず電話で直接お詫びの気持ちを伝えるのが誠実な対応になる。

気まずい気持ちは痛いほどわかるが、勇気を出してできるだけ早く担当者に連絡を入れるようにしてほしい。

7-5.内々定辞退と内々定承諾後辞退の違いは？

内々定の辞退と一口に言っても、承諾前か承諾後かで企業に与える影響は変わってくる。

内々定辞退は、通知を受け取っただけでまだ入社の意思を示していない。この時点なら、企業側もまだ採用活動を調整しやすいため、比較的スムーズに受け入れてもらえることが多い。

しかし、内々定の承諾後となると企業はすでに備品の手配や研修の準備を進めていることが多く、予定を大きく狂わせてしまうことになる。

そのため、承諾後に辞退する場合は、メールだけでなく必ず電話で直接謝罪することがマナーとなる。状況の違いを理解し、より丁寧な対応を心がけてほしい。

8.IT業界の就活はユニゾンキャリアにお任せ

内々定を辞退し、今後のキャリアや働き方を見直す中でIT業界に少しでも興味を持ったなら、専門のサポートを受けながら就活を進めるのが一番の近道だ。

ユニゾンキャリアでは、IT業界に特化した就活支援を行っており、納得のいく企業選びから内定までを二人三脚でサポートしている。ここでは、ユニゾンキャリアのサービスを利用した成功事例について紹介していく。

8-1.IT業界の就活成功者インタビュー①

8-2.IT業界の就活成功者インタビュー②

内々定の辞退は勇気がいる決断だが、自分のキャリアを真剣に考えた結果であれば、前を向いて進むべきだ。

IT業界への就職を目指し、次こそは自分に合った企業から納得内定を獲得したい方は、ぜひ以下のボタンから無料相談を利用してみてほしい。君の就活が成功することを応援している。