内定・内々定のお礼・承諾メールの書き方完全ガイド！返信しない・遅れた場合も解説

1.内定・内々定の連絡がきた際の動き方

企業から内定や内々定の通知を受け取った後は、焦らずに対応を進めていくことが大切だ。まずは以下の手順で、通知後の基本的な動き方を確認してみてほしい。

通知が届いた直後は嬉しさでいっぱいになると思う。しかし、その感情のままにすぐ返信してしまうのは少し待ってほしい。

まずは送られてきた労働条件通知書や内定承諾書の内容を、一度冷静に読み込んでみることが重要だ。給与や勤務地、休日などの条件が、事前の説明や自身の希望と相違ないかをしっかり確認しておこう。

もし疑問点があれば、返信するタイミングで担当者に質問をしておくと安心だ。そして、自分の意思が固まったら、できるだけ早く企業へ連絡を入れるようにしよう。

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2.内定・内々定の連絡への返信ポイント3選

企業へ返信をする際、ただ意思を伝えるだけでなく、感謝の気持ちを丁寧に伝えることでより良い印象に繋がる。ここでは、内定・内々定の連絡への返信ポイントについて解説していく。

2-1.メールでも電話でも最初にお礼を伝える

企業からの連絡に対しては、どのような意思表示をするにしても、まずは感謝を伝えるのが基本だ。採用担当者は数多くの応募者の中から君を評価し、選考に時間を割いてくれている。

そのことへの感謝を示すためにも、「内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」といった一言を最初に添えると丁寧だ。

社会に出れば、どこでその企業とビジネス上の関わりを持つか分からない。相手への敬意を忘れず、丁寧なコミュニケーションを心がけることが社会人としての良いスタートにつながる。

2-2.メールに必要な8つの要素を押さえる

ビジネスメールには決まった型が存在する。これを知らずに自己流で送ってしまうと、少し不慣れな印象を与えてしまう。

そのため、メールを作成する際は、以下の8つの要素が含まれているかを確認しておきたい。

これらを順番通りに配置することで、誰が読んでも理解しやすいスッキリとした文章になる。特に件名は大切で、採用担当者は毎日多くのメールを確認しているため、一目で内容が伝わるように工夫してみてほしい。

送信前には一度見直しを行い、誤字脱字がないかを確認する癖をつけておくのがおすすめだ。

2-3.遅くても翌日までに返信だけでもする

企業からの通知に対しては、なるべく早めに対応することを意識してみてほしい。理想を言えばその日のうちに、遅くとも翌日の営業時間内には何らかの返信をしておくと丁寧だ。

すぐに入社の意思決定ができない場合でも、「ご連絡ありがとうございます。〇月〇日までにお返事いたします」と、いったん受け取ったことと期限を伝えるメールを送っておこう。

あまりに連絡がないと、入社の意思がないと受け取られてしまうケースもあるため注意が必要だ。早めのレスポンスは、相手に安心感を与えることにもつながる。

迷っているときこそ、まずは一報を入れることを心がけてほしい。

3.内定・内々定の連絡へのお礼メールの書き方

実際にメールを作成するとなると、どのような文面にすればよいか悩むことも多いと思う。状況によって伝えるべき内容は変わってくるため、それぞれのパターンを知っておこう。

ここでは、内定・内々定の連絡へのお礼メールの書き方について解説していく。

3-1.内定・内々定を承諾する場合

入社の意思が固まっている場合は、感謝の気持ちとともに承諾の旨をシンプルに伝えてみよう。今後の手続きについても確認しておくと、その後の流れがスムーズになる。

このように、入社に対する前向きな気持ちを添えると、担当者にも喜んでもらえる。内定承諾書などの書類が別途郵送されてくる場合は、その書類の到着を待っている旨を記載しておく。

3-2.内定・内々定を保留する場合

他社の選考結果を待っているなど、すぐには返答できない場合は正直に保留のお願いをしてみよう。このとき、いつまでに返事をするのか明確な期限を提示することが大切だ。

保留をお願いする理由は「他社の選考状況を踏まえて熟考したい」と正直に伝えて問題ない。

ただし、企業側にも採用のスケジュールがあるため、長期間の保留は難しい場合があることも覚えておこう。

3-3.内定・内々定の保留期限を延長する場合

一度設定した保留期限までに結論が出ず、さらに延長をお願いするのは心苦しいと思う。しかし、何も連絡せずに期限を過ぎてしまうよりは、誠意を持って連絡する方がずっと良い。

延長の理由は、できるだけ具体的に伝えた方が相手も納得しやすい。また、再延長は原則として難しいため、次は確実に結論を出せる日付を設定するように心がけてほしい。

3-4.内定・内々定を辞退する場合

残念ながら今回は縁がなかった場合でも、これまで時間を割いてくれたことへの感謝と、期待に沿えなかったことへのお詫びを丁寧に伝えておきたい。

辞退の理由は「自身の適性を鑑みて」「他社とのご縁があり」といった表現に留め、社名まで出す必要はない。丁寧な文面で誠意を示すことが、お互いにとって気持ちの区切りになる。

4.内定・内々定を保留した後のメールの書き方

保留期間をもらった後、最終的な結論が出た際にもなるべく早く連絡を入れるようにしよう。

待っていただいたことへの感謝を交えつつ、決定事項を伝えるのがおすすめだ。ここでは、内定・内々定を保留した後のメールの書き方について解説していく。

4-1.保留後に内定・内々定を承諾する場合

保留を了承してくれたことへの感謝を述べ、入社の意思が固まったことをはっきりと伝えよう。

他社と比較検討した上で自社を選んでくれたという事実は、企業にとっても嬉しい知らせになるはずだ。前向きな決意を示すことで、保留していた期間の不安も払拭できる。

4-2.保留後に内定・内々定を辞退する場合

待ってもらったにもかかわらず辞退することになるため、より一層の感謝とお詫びの気持ちを込めてメールを作成してみてほしい。

辞退の連絡は気が重く感じるかもしれないが、連絡を引き延ばすと企業側の採用活動に影響が出てしまう。結論が出たら、あまり思い悩まずに早めに連絡を入れるのが親切な対応だ。

5.内定・内々定の連絡への返信に関する質問

企業とのやり取りにおいて、「こんな時はどうすればいいのだろう」と疑問を持つ場面は多い。イレギュラーな事態にも対応できるよう、事前によくある疑問を解消しておこう。

ここでは、内定・内々定の連絡への返信に関する質問について解説していく。

5-1.内定通知は電話とメールどっちが多い？

企業からの内定通知は、電話とメールのどちらで来るか明確に決まっているわけではない。ただ、実際のところは先に「電話」で連絡が来て、その後に詳細が「メール」で送られてくるケースが比較的多い。

どちらで連絡が来ても慌てないように、最終面接が終わった後は知らない番号からの着信にも出られるよう準備しておくと安心だ。

また、メールボックスの迷惑メールフォルダに振り分けられていないかも、定期的にチェックしておくことをおすすめする。

5-2.内定通知の電話の受け答えはどうすべき？

電話で内定の連絡を受けた際は、少し声のトーンを上げて明るく感謝の気持ちを伝えよう。

「ありがとうございます、大変嬉しいです」と素直な喜びを表現すれば、採用担当者もきっと安心してくれる。その場で承諾する場合は、「ぜひよろしくお願いいたします」と前向きに答えてみよう。

電話は相手の顔が見えない分、言葉遣いや声の調子が印象を左右する。焦ってうまく話せなくなるのを防ぐためにも、あらかじめ回答のパターンをいくつか想定しておこう。

5-3.メールのみでの返信でも大丈夫？

内定通知がメールで届いた場合、基本的にはメールで返信して問題ない。記録が文字として残るため、後から確認しやすくなるというメリットもある。

ただし、辞退の連絡をする場合や、期限の延長をお願いする場合など、少し込み入った事情を伝える際は、メールを送った上で電話も入れるとより誠実さが伝わりやすい。

自分の連絡しやすい方法だけでなく、相手がどのようなコミュニケーションを望んでいるかを少し想像してみることも、社会人としての心がけになる。

5-4.内定の連絡に返信しないとどうなる？

「どうせ辞退するから」と、内定の連絡をそのままにしてしまうのは避けてほしい。

企業は君の回答を待って次の採用計画を進めようとしている。返信がないと次の候補者に内定を出すことも難しくなり、採用活動がストップしてしまうことがあるからだ。

場合によっては、大学のキャリアセンターに確認の連絡がいくこともあり、少し大ごとになってしまうか。

どのような結論であれ、自分の言葉でしっかりと区切りをつけることで、お互いすっきりとした終わり方になる。

5-5.内定の連絡への返信が遅れたらどうなる？

何らかの事情で返信が遅れてしまった場合、気まずさで連絡をさらに後回しにしたくなるかもしれない。

しかし、時間が経つほど連絡しづらくなってしまうものだ。企業側が設定した期限を過ぎてしまうと、状況によっては辞退したと受け取られてしまうこともあるため気をつけたい。

「ご連絡が遅くなり誠に申し訳ございません」と素直に伝え、まだ内定を受ける意思があるのかどうかをはっきりさせておこう。

失敗してしまった後の素直な対応が、かえって良い印象を残すこともある。

6.IT業界の就活は「ユニゾンキャリア」に相談

内定の連絡や企業とのやり取りに不安を感じているなら、専門家のサポートを受けながら就活を進めるのもひとつの手だ。

ユニゾンキャリアは、IT業界に特化した就活支援を行っており、企業との連絡の取り方から内定承諾のタイミングまでアドバイスしている。

ここでは、ユニゾンキャリアのサービスを利用した成功事例を紹介していく。

6-1.IT業界の就活成功者インタビュー①

6-2.IT業界の就活成功者インタビュー②

内定の連絡を受けた後の正しい動き方や、お礼メールの書き方について解説してきた。マナーを守りつつ、相手を思いやった丁寧な対応を心がけることが大切だ。

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